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杭州媒体邀请如何正确地邀请记者到场?有哪些方法?

  一、确认邀请媒体名单

  二、打电话给相关负责人,邀请媒体参加,并传真邀请函。

  1、来参加活动的媒体,看他们几点过来,怎样过来(坐车还是自驾车),过来的当天我们会整理一个资料袋,里面包括通稿,礼品,项目信息,签到,拿红包的另外签到并要名片。

  2、不来参加活动的媒体,看他们是否可以发通稿,发的话我们在活动当日发通稿过去,然后他们出稿后,我们要拿回相关的书或者报道做留底,并发 300 元过去。

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  三、确认参加媒体后,要跟进,确认最后到的媒体人数,到来的方式,具体负责人和电话等。

  多数平面媒体刊出新闻的时间是在获得信息的第二天。应把新闻发布的内容安排在最初的阶段,至少保证记者的采访工作可以比较早的结束,确保媒体次日发稿。

  提供给媒体的资料,一般以广告手提袋或文件袋的形式,整理妥当,按顺序摆放,再在新闻发布会前发放给新闻媒体,顺序依次应为:

  1、 会议议程

  2、 新闻通稿

  3、演讲发言稿

  4、发言人的背景资料介绍。(应包括头衔、主要经历、取得成就等)

  5、公司宣传册

  6、产品说明资料。(如果是关于新产品的新闻发布的话)

  7、 有关图片

  8、 纪念品(或纪念品领用券)

  9、 企业新闻负责人名片(新闻发布后进一步采访、新闻发表后寄达联络)

  10、空白信笺、笔(方便记者记录)

  媒体邀请的技巧很重要,既要吸引记者参加,又不能过多透露将要发布的新闻。在媒体邀请的密度上,既不能过多,也不能过少。一般企业应该邀请与自己联系比较紧密的商业领域记者参加,必要时如事件现场气氛热烈,应关照平面媒体记者与摄影记者一起前往。

  邀请的时间一般以提前 3 到 5 天为宜,发布会前一天可做适当的提醒。联系比较多的媒体记者可以采取直接电话邀请的方式。相对不是很熟悉的媒体或发布内容比较严肃、庄重时可以采取书面邀请函的方式。

  在记者邀请的过程中必须注意,一定需要邀请新闻记者,而不能邀请媒体的广告业务部门人员。有时,媒体广告人员希望借助发布会的时机进行业务联系,并作出也可帮助发稿的承诺,此时也必须进行回绝。

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